Les avantages de mettre en place une GED pour votre société
La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents
la création (selon des droits d’approbation définis),
l’archivage et le stockage,
le classement (constitution de dossiers),
l’indexation (association d’informations ou « attributs »),
la recherche et la restitution,
le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages).
La gestion électronique des documents recèle de multiples avantages. Elle permet de :
rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données ;
rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation ;
éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour ;
sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ;
favoriser la sauvegarde des documents sensibles.
A ne pas oublier que dans la cadre de la maîtrise documentaire attendue par la norme ISO 9001, l’entreprise doit définir et respecter les modalités d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion des versions périmés des documents ainsi que les modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux) des enregistrements.
Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées.
Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.
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